10 anbefalinger fra Gartner til systemeier i din innkjøpsavdeling

Systemeier i en innkjøpsavdeling spiller en viktig rolle i å automatisere regnskapsavdelingens fakturahåndtering. I en ny rapport anbefaler analysebyrået Gartner ti punkter som kan skape verdi for hele organisasjonen. Les 3. artikkel i denne serien på 4 deler.

Illustrasjon, Gartner fremhever Semine.

Vi har tidligere skrevet om Gartners nylig publiserte analyse av ulike systemer for automatisk behandling av inngående fakturaer og betalingsstrømmer, og mer konkret hvordan Gartner fremhever Semine blant konkurrenter på det europeiske og asiatiske markedet.

I denne rapporten understreker Gartner at automatisert håndtering av inngående fakturaer er noe alle organisasjoner kan dra nytte av. Dessuten har mange land innført nye reguleringer som tilrettelegger for digital arbeidsflyt på en måte som gjør at dette nå er enklere enn noensinne.

– Slik automatisering gjør at organisasjoner kan ha en mer fleksibel kontantstrøm, de kan kutte dramatisk i forsinkelsesgebyrer, få et bedre forhold til sine leverandører, og generelt redusere kostnadene forbundet med behandling av fakturaer, heter det i Gartners rapport.

En annen fordel som trekkes frem, er at økonomiavdelingen får færre forespørsler om betalingsstatus på konkrete fakturaer – noe som kan redusere arbeidsbelastningen for flere i økonomiavdelingen.

 

Bør systemet oppgraderes?

Alle som er «systemeier» av en innkjøpsapplikasjon bør ifølge Gartner gå nøye gjennom hva deres gjeldende system for fakturahåndtering kan gjøre. I den sammenheng bør de også se nærmere på hva den omkringliggende organisasjonen stiller av krav, fordi det kan ligge stor verdi i å oppgradere til et system med mer APIA-funksjonalitet. Ifølge Gartner bør følgende momenter inngå i en slik vurdering:

  1. Beregne gjennomsnittlig tid fra en faktura er hentet inn i systemet til den er godkjent og betalt, samt hvor stor andel av slike fakturaer som kan behandles «uten berøring» (altså helautomatisk). Dersom prosessen tar mer enn syv dager og/eller mindre enn 50 % skjer helautomatisk, kan selskapet ha en stor oppside i mer automatisering.
  2. Lag en oversikt over gjeldende fakturavolum, geografisk distribusjon, hvor stor andel som involverer PO-behandling og andre utfordringer ved gjeldende prosesser.
  3. Kartlegg kravene til infrastruktur som følger av det eksisterende systemet. Organisasjoner med flere ERP- eller innkjøpssystemer vil vanligvis kreve en mer avansert APIA-løsning.
  4. Samarbeid med finansavdelingen, innkjøpsavdelingen og andre relevante aktører for å slå fast om alle har et sammenfallende målbildet for hva som vil være det ideelle systemet i fremtiden.
  5. Med utgangspunkt i kravene som denne kartleggingen avdekker, og organisasjonens generelle strategi for IT-systemer, bør du lage en liste over leverandører som innfrir kravene. En best-of-breed-strategi for ulike behov kan vurderes dersom organisasjonen følger en strategi som tillater et bredere økosystem, men ellers bør man velge systemer som kan støtte prosessene mer helhetlig fra bestilling til betaling.
  6. Siden ulike land stiller ulike krav til hvordan inngående fakturaer må behandles, bør alle som kjøper APIA-systemer få bekreftet at leverandøren de velger virkelig har støtte for samtlige land de opererer i.

– Selv om Semines løsninger egentlig handler om å automatisere og effektivisere økonomifunksjonen, er veldig mye av den funksjonaliteten for innkjøpsavdelingen som Gartner her beskriver, allerede innebygget. Vårt mål er at våre kunder skal kunne helautomatisere hele spend-håndteringen, så dette er et velkjent territorium for oss, sier Robert Kristiansen, Semines grunnlegger.

Ytterligere innsparinger

Gartner mener dessuten også at det er mulig for applikasjonseiere å skape ytterligere innsparinger for organisasjonen. Dette kan de gjøre på følgende måter:

  7. Oppdatere fakturakontroll og -godkjenningsprosedyrer slik at de utnytter all den funksjonaliteten for kontroll, validering og undersøkelser som APIA-løsninger kan tilføre.
  1. Se nærmere på de fakturaene som ennå krever manuell behandling, og se på hvordan prosessen kan utbedres, slik at de kan behandles mer eller helt automatisk.
  2. Hjelpe leverandører ved å gi dem flere muligheter til å fakturere elektronisk, slik at alle kan finne alternativer som passer deres evner.
  3. Vurdere hvor godt opprettelsen av kjøpsordrer (POer) eller mangelen på slike påvirker graden av automatisering i fakturaprosessen. POer som ikke holder tilstrekkelig kvalitet kan gjøre det svært vanskelig å håndtere fakturaer automatisk.


LES MER:

1. artikkel: Gartner fremhever SEMINE i ny analyse

2. artikkel: Slik definerer Gartner systemer for automatisering av økonomiavdelingen

 

Vil du vite mer? Last ned vår nye e-bok

Slik brukes kunstig intelligens i økonomifunksjonen for et inspirerende blikk inn i fremtiden.

Les e-boken her