Den digital endringen i regnskapsbransjen

Første artikkel i en serie på tre, som tar for seg mange av de spørsmålene vi ofte får i møte med norske regnskapsbyråer. I denne artikkelen svarer vi på spørsmål om den digitale endringen i regnskapsbransjen.

Bloggbilde

 

Hvilke endringer er på gang i regnskapsbransjen?

Veien inn i fremtiden for regnskapseksperter handler om digital omstilling. Om få år vil ikke kundene behøve mennesker til å føre tall fra bilag inn i regnskapet. De vil heller etterspørre råd og innsikt som gjør at de kan styre virksomheten bedre. Det er i dette paradigmeskiftet at teknologi er en viktig driver for effektivitet, økt verdiskapning og konkurransedyktighet. Det handler om å tilby nye tjenester som skaper høyere kundetilfredshet, og en mer fremadrettet arbeidsplass. Ny teknologi fører med seg moderne arbeidsformer og nye forretningsområder. De som ikke omfavner utviklingen, vil raskt tape i konkurransen.

Det er en kjensgjerning at automatisering og kunstig intelligens (AI) fosser frem, enten man vil eller ikke, og det handler om å skape forståelse for hvordan den kan brukes på beste måte. Økonomifunksjonen vil bli mer datadrevet der kompetanse som innsikt, analyse og IT vil bli etterspurt. Flere oppgaver vil bli automatisert, og det vil være viktig å beholde og utvikle menneskelig kompetanse i byrået slik at maskinene lærer riktig. I tillegg vil det digitale skiftet gjøre at byråene sitter enda tettere på kundene sine, og da er det viktig med ansatte som kan formidle gode råd. Det å kommunisere godt på en enkel og forståelig måte er kvaliteter som vil være etterspurt.

 

Er det noe galt med hvordan byrået drives i dag?

Nei, ikke så lenge driften er lønnsom, og de ansatte opplever at arbeidsplassen er god. Derimot; for å beholde eller styrke dagens posisjon må ledere se nøye på hvordan oppdrag/tjenester leveres. Innen regnskap brukes for mye tid på å sammenfatte rapporter basert på manuelle rutiner, og enkelte steder – som i alle andre bransjer – er det en iboende frykt for endring. Punching av bilag er ikke fremtiden, og det er stor forskjell på innovasjonstakten i bransjen. Kundene vil snart ikke lenger akseptere å betale for at regnskapsfører bruker store mengder tid på å sammenfatte tall fra fakturaer og regninger i ulike fysiske og elektroniske formater. Det er også grunn til å anta at regnskapsføreren, etter overgangen til ny teknologi, ikke vil savne manuelle oppgaver som å skanne dokumenter, legge inn- og kategorisere data, fordele kostnader, etterkontroll og posteringer. Det er på tide å la teknologien håndtere dette direkte i systemet, og/eller bruke tid til å analysere innsikt og dele råd og kunnskap med sine kunder. Verdiøkende leveranser er viktige stikkord inn i fremtiden. Kunstig intelligens og maskinlæring kan automatisere 70-90 prosent av alle prosesser for alle inngående fakturaer. Det handler om mer enn å bli mer effektive, og det er et veiskille for regnskapsbyråer.

 

Hva innebærer disse endringene for ledere i regnskapsbransjen?

Innføring av ny teknologi krever forankring i ledelsen, og at det innarbeides en forståelse om at behovet for digital endring er uomtvistelig. En leder må vise vei, uten å frarøve ansatte viljen og engasjementet i endringsprosessen. Det handler om en kollektiv endring i hele byrået, og mestring er kanskje den viktigste bestanddelen i endringen. Ledere må legge til rette for en kultur for læring, og sikre at det deles kunnskap, utveksles beste praksis, og dyrkes en forståelse for at maskinene er flinkere enn vi tror - og gjerne mer presise enn menneskers rutiner. Derfor bør endringene skje i tett samarbeid med de ansatte. Omstillingen går raskere når regnskapsekspertene selv kan legge begge hendene på rattet. Det må bygges en ny kultur for livslang læring, og skapes en forståelse blant ansatte at endring er den nye normen. Derfor må det være rom for å tørre å feile, og ledere må motivere og støtte gjennom hele prosessen – og fremfor alt være tydelig på hvorfor endringen er nødvendig. Det handler om hva byrået skal leve av etter det pågående teknologiske paradigmeskiftet.

 

Velmente råd til ledere for en god endring

En tabbe mange ledere gjør er at de delegerer ansvar uten å gi innflytelse. For å få med ansatte i endringene må de selv oppleve at de har myndighet, og det vil igjen føre til at de tar større eierskap til endringsprosessen. Ledere må sikre at de setter av nok tid til veiledning og oppfølging, og ansatte i endringen må ha mulighet til å prioritere omstillingen på lik linje med fakturerbart kundearbeid. Den gode endringslederen er lydhør og ikke instruerende. Vedkommende må ha gode kommunikasjonsevner og være genuint interessert i å bruke tid på å hjelpe mennesker endre praksis. De må like å jobbe med mennesker, og evne å kommunisere forståelig. Her er en sentral premiss å unngå fancy buzz-ord og rare trebokstavers-forkortelser, og bruke begrep og formuleringer som ansatte forstår. Merkelig språk fremmedgjør hva digitalisering virkelig handler om, og når mennesker ikke forstår noe skyver vi det lengst unna slik at det er på en armlengdes avstand. Ledere må videre ha selvinnsikt og evne å forstå hvordan han/hun påvirker andre med sitt nærvær. Husk at det er ikke teknologien som er viktigst, det er hva den skal løse som må forklares på en enkel måte.

 

Hvordan kan jeg skape trygget til teknologien blant de ansatte?

Den viktigste delen av alle regnskapsbyrå, nå og i fremtiden, er menneskene. Derfor er det helt kritisk at ledelsen skaper en forståelse for budskapet om at endringene vil berøre alle ansatte, og at alle sitter i samme båt. Forståelsen må være at dette er nytt for alle, og at vi er sammen om å eksperimentere oss frem til nye arbeidsformer. Hvis alle føler seg inkludert reduseres også frykten for å miste jobben, og motstand forvitrer. For å skape gode prosesser må folk forstå hvorfor endringen skal skje, de må inkluderes i hvordan prosessene skal foregå, de må forstå hvilket mål de skal nå, og de må få mulighet til å selv bidra i utviklingen av plan og gjennomføring. Engasjer og involver de ansatte i endringen. Når ansatte er med i endringsprosessen blir de de beste ambassadørene for endringen. Et tips er å bruke tid på de ansatte som har størst motstand til endringen, de kan bli dine aller beste ambassadører. Det er tross alt de ansatte i regnskapsbyrået som sitter tettest på kunden og kjenner kundens utfordringer best.

Omstillingen vil går enklere når menneskene opplever at teknologien gjør akkurat det den skal. Deretter handler det om å skape en forståelse av hvordan de kunstig intelligente prosessene foregår, og kommunisere formålet med hvorfor teknologien skal brukes. Den opplevde risikoen til å overgi ansvar for arbeidsoppgaver til kunstig intelligens må reduseres og fjernes. Dette fordi at selv om mennesker både stoler på- og forstår teknologi, kan de allikevel velge å ikke bruke den om de frykter personlige konsekvenser hvis den ikke fungerer som forventet, eller hvis feil resultat leveres. Like viktig er det å ikke underkjenne den reelle frykten mange har for at maskinene skal ta jobbene deres. Sist, men ikke minst: Mennesker må forstå hvem som har ansvaret om noe går galt. Det er ledelsens oppgave å gjøre det klart hvem som er overordnet ansvarlig når nye løsninger kommer på.

 

Inspirasjonshefte for ledere i regnskapsbransjen om digital omstilling

Semine har utviklet et inspirasjonshefte for ledere i regnskapsbransjen som ønsker å lykkes med digital omstilling.

Les mer og last ned

 

 

Les også: 

 

Den norske regnskapsbransjen kan bli best i verden på digital omstilling.

Innovasjonsgraden i regnskapsbransjen øker raskt