Bedrifter har forskjellige behov når økonomiavdelingen skal automatiseres. Dette gjør det krevende å sammenligne de ulike APIA-systemene, men Gartner har likevel inndelt ulike kunders behov på en måte som gjør markedet enklere å forstå.
– Hyperautomatisering betyr at alt i en virksomhet som kan automatiseres, bør automatiseres. Virksomheter som ikke fokuserer på effektivitet, ytelse og fleksibilitet, kommer til å havne bakpå, har analysebyrået Gartner uttalt i en tidligere analyse.
Nå har Gartner gjort en ny analyse hvor Semine fremheves blant konkurrentene i Europa og Asia. I denne tar de for seg hele bredden av løsninger for APIA («Accounts Payable Invoice Automation»), og ser på hva som karakteriserer behovene bedrifter har på dette området.
– Vi i Semine ser Gartners inndeling som nyttig for å forstå markedet, men i mange sammenhenger kan antall fakturaer være et vel så viktig mål som hvor mange ansatte kundene har.
Den kunstige intelligensen i vår løsning fungerer best for bedrifter som har fra rundt 10.000 årlige betalinger eller fakturaer og oppover, men vi jobber på flere måter for å utvide både bruksområder og kundekrets, sier Robert Kristiansen, Innovasjonsdirektør og grunnlegger av Semine.
Noe avhenger av størrelsen
APIA-løsninger er i bunn og grunn en blanding av et stort antall egenskaper – herunder OCR (maskinlesing), elektronisk fakturering og betalingsløsninger. Ikke alt dette er like aktuelt i alle deler av verden, for eksempel ligger Norden veldig langt fremme på elektroniske betalingsformer i B2B-segmentet. Likevel mener Gartner at det kan være lurt å sette seg litt inn i bredden av tjenester som inngår i APIA-konseptet, siden markedet har utviklet seg gjennom å kombinere disse undergruppene av produkter og produktegenskaper.
Vi har allerede sett konkret på hva Gartner anbefaler applikasjonseier for innkjøpssystemet å gjøre , men analysebyrået har også spesifisert de mest typiske behovene for selskaper i tre ulike størrelsesnivåer – under 100 ansatte, 100 til 1000 ansatte og over 1000 ansatte.
Naturlig nok mener Gartner at det vanligvis er bedriftene med under 100 ansatte som har de enkleste kravene:
- Stort innslag av papir- eller pdf-fakturaer, lite behov for å splitte pr. ordrelinje
- Kontering skjer utelukkende på «header level» (hodenivå, altså ikke splittet pr. ordrelinje)
- Bruk av kjøpsordrer (PO) er begrenset. Om nødvendig, holder det med toveis match
- Krav til compliance er lavere for småselskaper med hovedkontor i land med mer avslappede regelverk
- Trenger vanligvis ikke sanntidsintegrasjon med regnskapssystemet
- Automatisering av betalingsprosessen er ofte hovedårsaken for å anskaffe APIA-løsning
- SaaS er vanligste leveransemodell
Mer avansert håndtering
SEMINEs kanskje viktigste målgruppe er derimot selskapene i mellomsjiktet, altså de med mellom 100 og 1000 ansatte. Denne gruppen har ofte mer detaljerte krav til funksjonalitet, og de bruker gjerne APIA-systemer som et skritt på veien til en mer avansert løsning for automatisk håndtering av organisasjonens «accounts payable» (fakturaer, kvitteringer og bilag):
- Slike selskaper har ofte et bredere geografisk nedslagsfelt og trenger mer støtte for juridiske compliance-løsninger
- Hodenivå er ikke nok, fordi kontering i større grad skjer splittet pr. fakturalinje
- Bruken av PO øker, og man ønsker minst treveis matching
- Organisasjonen jobber gjerne tettere med leverandører, og får dermed behov for mer strømlinjeformede rutiner for spørringer rundt fakturaer
- Krever støtte for integrasjon med flere back-end-systemer. Dette gjelder særlig selskaper som vokser gjennom oppkjøp
- Også her er SaaS den vanligste leveransemodellen
- Betalingsløsning er et voksende behov for denne kundebasen
- Innhøsting av fakturaer er gjerne det mest akutte behovet for hurtigvoksende organisasjoner, siden fakturamengden vokser raskere enn de kan ansette.
Mest komplisert blant de større
SEMINE har også kunder blant de foretak med mer enn 1000 ansatte. Dette er gruppen med de mest kompliserte kravene, ofte fordi de må ta hensyn til eksisterende teknologi når de bygger fremtidige løsninger. Her kan summen av behovene gjøre det umulig å betjene organisasjonen med én løsning:
- De trenger compliance-støtte, for flere land med ulike regler
- De trenger komplekse konteringskoder og regler for PO-matching, gjerne med fireveis eller n-veis matching mot andre systemer
- Støtte for flere språk kan være nødvendig
- Mulig behov for støtte for SSC (shared service center) eller center-of-excellence-modeller
- Det kan være aktuelt med tilleggstjenester som for eksempel digitale postrom
- Krav til flere ulike formater for elektronisk fakturering, i tillegg til nettverksstandarder som Peppol
- Funksjonalitet for kontantstyring, som dynamiske nedskrivninger, blir mye viktigere
- Sanntidsintegrasjon med andre systemer er langt vanligere
- Kundene etterlyser ofte avansert funksjonalitet – kunstig intelligens, revisjon i sanntid, APIer og grensekryssende betalinger kan være viktige differensiatorer
- Det betyr ofte mye hvor SaaS-løsningen og de tilknyttede dataene hostes
- SaaS-systemer er fremdeles en viktig leveransemodell, men enkelte kunder vil kreve løsninger som de kan kjøre på egen maskinvare og i egne lokaler.
Svært kompetitivt marked
– SEMINE er utviklet med avansert teknologi for å automatisere økonomifunksjonen mest mulig. Løsningen vår har truffet godt internasjonalt hos større virksomheter som blant annet har behov for mer avansert koding og kontering, og dette gjør at vi står sterkt når vi nå jobber for å utvikle vår posisjon og løsning videre, sier Kristiansen.
Gartner påpeker at det er lett for kunder å bli forvirret i markedet for APIA-løsninger, fordi så mange tilbyr punktløsninger på ett eller noen få av utfordringene. Ofte er de ikke APIA-løsninger som sådan, men opererer i et tilstøtende marked hvor det har passet seg å utvide med delvis APIA-funksjonalitet.
Vil du vite mer?
I vår nye e-bok kan du lære mer om verdien av automatisering. Med ikke-teknisk språk lærer vi deg forskjellene på de ulike automatiseringsløsningene, og hva kunstig intelligens (AI) skaper av nye muligheter for økonomiavdelingen.
