5 areas the finance department should prioritise over other areas

With their insights into company figures, accounting departments are ideally positioned to improve operations and increase revenue. Here’s a few ways they can do that.

It would be interesting to know the last time someone said, “You know, I really miss doing the accounts manually in a good old-fashioned T-account book!” with the expectation of being taken seriously.

Thus far, the vast majority of modernisation programmes that have affected finance departments have reduced the number of boring tasks, while also paving the way for the accounting department to do more in less time. They have sometimes taken the opportunity to spend more time on tasks that can really improve business operations, strengthen the company’s solvency and enhance competitiveness. Now this is more relevant than ever.

New technology has the potential to do much of the work automatically.

Exactly how much of the work can be done automatically not only varies from industry to industry and from company to company, but also between different tasks.

With SEMINE, customers usually achieve a 70–90 per cent automation rate quite quickly (achieving an even higher automation rate for some tasks), and then they continue to improve from this point onwards.

But long before the company achieves fully automated processes, the finance department will have freed up a lot of time to tackle many new tasks. Everyone already expects accounting departments to keep control of costs and the bottom line, but with new tools, finance professionals can contribute just as much to strengthening the top line.

Either way, here are 5 areas you can focus on:

1) Look at your suppliers

A natural place to start might be to take a closer look at your company’s suppliers. It might be an idea to prepare a comprehensive and up-to-date overview of the effect of incoming invoices on the company’s cash flow and liquidity. Another factor is that automatic data collection from incoming invoices at line level will, over time, provide the numerical basis for more in-depth analyses. These analyses can provide answers to several interesting questions: 

• Do all parts of the organisation have equally good terms?
• Do different units purchase the same goods from multiple suppliers, and could those purchases possibly be consolidated with one supplier to leverage increased bargaining power to achieve lower prices?
• Could your company benchmark your terms against other players in the market (either with non-competing companies using the same goods, or perhaps with other players in the same industry)?

When we say “terms”, it does not just have to be about money – it could just as easily be about credit time, discounts for earlier payments or for high volume purchases.

You should also note that this does not have to be limited to external conditions. Are there any suppliers/invoices that always attract late fees for your company? And is it then the internal approval process that needs to be improved, or could it be necessary to enter into dialogue with the supplier in order to transfer the invoices to PEPPOL format or to have the supplier specify details in a more transparent and appropriate way?

2) Se på kundene

En annen nyttig øvelse er å se nøyere på bedriftens kunder. Også her er det naturlig å se på hvordan betalingsfrister og utestående fordringer vil påvirke likviditeten – gjerne sett i sammenheng med oversikten over betalingsstrømmen til leverandørene. 

Vil det være gunstig, for eksempel med hensyn til kassakreditten, om noen kunder «incentiveres» til å betale tidligere, og hva kan de i så fall tilbys? Og i forlengelsen av dette: Vil det kunne redusere kapitalslitasjen generelt dersom man tilpasser all utfakturering etter mva-fristene? 

3) Se på produktene

De aller fleste virksomheter kan ha nytte av å få produktporteføljen sin analysert mer inngående. Det pleier ikke være så vanskelig å finne ut hvilke produkter som selger best, men er det disse produktene dere tjener mest penger på?

Se på salget over tid: Skjer det sesongmessige svingninger i omsetningen som dere kanskje kan gjøre mer ut av? I mange sammenhenger kan det være lurt å prøve å øke omsetningen eller redusere varelageret i forkant av at det kjøpes inn nye varer. Kan dere justere priser, avtalemodeller eller pakketering når etterspørselen er høy, eller tilpasse salgsaktiviteten i roligere perioder?

Et eksempel på dette er hvordan bensinstasjoner mange steder tilpasser prisene gjennom uken – det er jo for å øke omsetningen på dager eller tider som av ulike årsaker maksimerer profitten for dem.

4) Se på prisingen 

Prising er en vanskelig øvelse. Er prisen for høy, vil kanskje ingen kjøpe produktet, eller i hvert fall velge det bort så fort et rimeligere alternativ dukker opp. Er den for lav, tjener bedriften mindre enn den kunne gjort. I noen bransjer (advokater, konsulenter) er prisen avgjørende for å tiltrekke seg «de riktige» kundene, i andre bransjer (flyreiser, dagligvarer) brukes pris for å få høyest mulig volum. Se kombinasjonen av bedriftens priser, produkter og kunder i sammenheng – kan den fortelle dere noe om posisjonen dere har i markedet? I så fall hva?

Hvis prisene på bedriftens produkter har vært uforandret lenge, eller ikke vært gjenstand for en grundig gjennomgang på en stund, kan en gjennomgang være en nyttig øvelse. Det vanlige er gjerne å tenke «råvarekost + arbeidsinnsats og kostnader + påslag», og så lande på en pris markedet sannsynligvis kan tåle. Her kan det ligge mye penger igjen på gaten!

Ett utgangspunkt for å ta grep her, er kundeanalysen fra punkt 2. Kan lønnsomheten hos ulike grupper ha noe å gjøre med hvordan de bruker produktene? Kanskje de rett og slett gir mer verdi for noen grupper enn for andre – kan produktene tilpasses etter dette, og kanskje gi et prisbilde som er mer fordelaktig for bedriften?

Hvilke andre forhold spiller inn – kredittid, leveransebetingelser, kvaliteter, funksjonalitet eller annet, og kan disse justeres for å gi kunden større verdi, som dere så kan ta betalt for?

5) Se på rutiner og prosesser

Vi har nå sett på noen enkle grep, men det er også mulig å være litt mer ekspansiv og utfordre måten avdelingen jobber på – både internt og ut mot resten av organisasjonen. 

Det er helt naturlig for enhver økonomiavdeling å se etter den mest effektive måten å utføre en oppgave på, og så holde seg til den. Utfordringen er at det som er mest effektivt vil utvikle seg over tid – det påvirkes av kompetansen i avdelingen, verktøyene dere bruker, hvordan resten av organisasjonen utvikler seg, og hvordan dere samhandler med omverdenen. Derfor bør alle rutiner gjennomgås jevnlig, på jakt etter forbedringsmuligheter.

- Én viktig oppgave i denne sammenhengen, er å se etter manuelle arbeidsoppgaver som kan automatiseres. Finnes det systemer som kan kobles sammen – internt i organisasjonen, ute hos leverandører kunder eller samarbeidspartnere, eller kanskje til og med i det offentlige?

Et annet områder er å se på effektivisering av avstemminger (mot bank, mva, reskontro eller balanse) eller reduksjon av avvik – alle tidstyver som skaper manuelt arbeid av betydning bør være fritt vilt!

Analyser er viktig, uansett!

Det finnes andre innfallsvinkler enn disse, men uansett hva dere bestemmer dere for å se på, er analyser avgjørende. Jo bedre dere kjenner leverandørene, hva som kjøpes og hvordan, desto mer solid kan verdikjeden gjøres. Jo mer dere vet om kundene og hvordan de bruker produktene deres, desto tryggere kan dere være på omsetningsnivået og prispunktene. Og jo bedre dere kjenner virksomhetens kostnader og behov, desto bedre grep vil dere få om produktporteføljen.

Regnskapsavdelingen bør sannsynligvis ikke gjøre alt dette alene, men analysene, systematikken og tallforståelsen som dere har, vil være uhyre viktig i ethvert prosjekt som skal belyse og angripe disse problemstillingene.

Slike initiativer bør dessuten kunne styrke regnskapsavdelingens standing hos ledelse og eiere, og synliggjøre hvilken ressurs kompetansen deres kan være for bedriften.

Dessuten er en proaktiv og fremoverlent regnskapsavdeling et veldig mye mer utviklende og interessant sted å jobbe!