Hvorfor takker økonomiavdelingen nei til å spare en arbeidsdag i uka?

Som bedrift har dere valget: Fremtiden kan være noe dere utsettes for, eller den kan være noe dere skaper. Det siste er både tryggere og mye mer morsomt å være med på!

Av Martine Solberg, Prosjekt- og teamleder i Semine

Sannsynligvis er det ingen som måler hvor god økonomiavdelingen i din bedrift er i forhold til konkurrentenes.

Og hvilke kriterier er det som definerer hva det betyr å ha en "god" økonomiavdeling? Ingen er uenig i at økonomiavdelingen er hjertet i bedriften, og derfor føles det trygt og godt for hele organisasjonen med gode rutiner og velkjente prosesser. 

– Men hva skjer på sikt hvis det trygge hele tiden får stå i veien for fornying? Hvilken effekt har det på bedriftens konkurransekraft dersom velkjente prosesser får bestå lenge etter at de har gått ut på dato – uansett hvor trygge de er?

 

En ekstra dag i uken?

Det er nemlig ikke vanskelig å finne ut om økonomiavdelingen kan bli bedre. Hvis det i snitt går med halvannen time om dagen til å punche, periodisere og kontere innkommende fakturaer i tillegg til å følge opp godkjennere, tilsvarer dét et dagsverk i uka. Selv om det bare brukes halvparten så mye tid, snakker vi likevel om at frigitt tid kunne vært nærmere én ekstra måned i året.

Dette er ikke uvanlig.

– En gjennomsnittlig økonomifunksjon har hele seks ganger høyere kostnader enn de mest effektive økonomifunksjonene, ifølge en undersøkelse gjennomført av PwC.

Da kan det være lurt å spørre seg hva økonomiavdelingen har å tjene på å vente på fremtiden. Ville det ikke heller vært mer interessant å bringe litt entusiasme inn arbeidshverdagen – og samtidig bidra til å sikre arbeidsplassene både i økonomiavdelingen og i resten av selskapet?

Automatisering av oppgaver som regnskapsavdelingen gjør, bidrar til å bygge både omstillingsdyktighet og konkurransekraft. Mange liker den tanken: Ifølge PwCs undersøkelse* vil 72 prosent av respondentene se på muligheten for å automatisere manuelle prosesser, og undersøkelsen viser samtidig at en helautomatisert, inngående fakturaprosess kan gi besparelser på 50 prosent. 

Ikke alltid frivillig

Før vi snakker om hvordan dette åpner for at de ansatte i økonomiavdelingen vil få mer tid til mer interessante oppgaver, og hvilke oppgaver det kan være, er det viktig å presisere at det på ett eller annet tidspunkt ikke lenger blir en frivillig avgjørelse om man skal bytte til ny teknologi eller ei.

Det er ikke dermed sagt at alle bedrifter må kjøre hyppige, omfattende prosjekter hvor de skifter ut hele det teknologiske fundamentet for økonomifunksjonen. De aller fleste økonomiavdelinger tar effektiviserende grep innimellom – en ny prosess her eller kanskje en app der – men det er viktig at man tar de rette, teknologiske veivalgene. 

Automatisering er et godt eksempel på dette.

– De fleste har en løsning som har til hensikt å automatisere den inngående fakturaprosessen, men den er ofte styrt av regler som likevel må vedlikeholdes. 

Jeg tør påstå at de aller fleste har mye mer å hente i hvordan teknologi brukes i denne prosessen. Et slikt løft behøver hverken være omfattende eller forferdelig dyrt, men det er viktig å velge et teknologisk spor som kan brukes til å løse flere problemer enn dem man sliter med akkurat nå. Summen av økonomiavdelingens verktøy må altså gjøre driften fremtidsrettet, effektiv og omstillingsdyktig, ellers vil situasjonen på ett eller annet tidspunkt ikke lenger være bærekraftig.

Det er derfor viktig å følge den teknologiske utviklingen som påvirker faget ditt. Det kan nemlig utgjøre forskjellen på om du må dras baklengs inn i fremtiden, eller om det blir du som styrer bedriftens økonomiavdeling over i en ny tid – en tid hvor kunstig intelligens tar fakturakontering og annet, manuelt arbeid automatisk, mens du heller kan bruke tiden på å hjelpe organisasjonen til mindre sløsing og en mer effektiv drift.