Skolt: Automatisert fakturabehandling for "kongen av pukk i Østfold"

Det tradisjonsrike milliardkonsernet Skolt ville bort fra tidkrevende og manuelle fakturarutiner. Nå gjør SEMINE at mesteparten av fakturabehandlingen skjer automatisk, og store deler av virksomheten har fått helt nye fordeler.

Det manglet ikke på ambisjonene da de tre brødrene Skolt fra Moss etablerte sin virksomhet i 1953, og det har heller ikke vært mangelvare i de 70 påfølgende årene. Oppkjøp, offensiv ekspansjon og målrettede satsinger har preget virksomheten, og det er allerede mange år siden selskapet ble omtalt under overskriften «Skolt - kongen av pukk i Østfold».

Men pukk er på ingen måte det eneste selskapet driver med. Forretningsområdene heter nå Eiendom, Entreprenør og Pukk & masser, og konsernets 300 ansatte omsatte for 1,1 milliarder kroner i 2021. Gjennom disse selskapene gikk det til sammen mer enn 32 000 fakturaer i 2022, hvorav 24 000 – rundt 75 prosent – ble kontert automatisk av SEMINE.

Tidkrevende prosesser

Det klart største selskapet i Skolt-konsernet er Park & Anlegg AS, hvor Henrik Aaserød er autorisert regnskapsfører. Han har deltatt på et webinar i regi av Semine, og fortalte der om hvilke fordeler SEMINE-løsningen har gitt både økonomiavdelingen og konsernet for øvrig.

– Vi er syv ansatte i økonomiavdelingen, som håndterer regnskapene til rundt 20 selskaper. Selv om vi allerede før SEMINE fikk inn noen fakturaer som EHF, kom altfor mye på papir eller pr. e-post, og den gang var rutinen å flytte alt dette manuelt over i dokumentsenteret, forteller Aaserød.

Deretter måtte hver enkelt faktura manuelt analyseres for å finne ut hvilket prosjekt eller avdeling den tilhørte, slik at den kunne godkjennes av rette vedkommende. Etter den runden måtte økonomiavdelingen bruke tid på å finne riktig kontering for postering i ERP-systemet og å avgjøre om periodisering var nødvendig. Alt i alt var dette en nokså manuell og tidkrevende prosess.

Høy grad av automasjon

Skolt ønsket seg et system som kunne få dette til å flyte bedre.

– I Semine fant vi en aktør som delte mye av konsernets tankegang, som var framoverlent og ivrig etter å ta i bruk ny teknologi – og som tok et forretningsmessig perspektiv på hva de kunne hjelpe oss med.

– Da vi skulle ta i bruk SEMINE, satte vi oss aller først ned sammen med dem for å se hvor og hvordan systemet kunne hjelpe oss med å hente ut mest mulig verdi hurtigst mulig. Vi begynte med å «oppdra» våre største leverandører til å bruke EHF faktura, og til å merke fakturaer korrekt med prosjektnummer, avdeling, kjøpers referanse eller lignende. Det fine her er jo at dette ikke er en evig prosess, og når den er gjort, er det svært langvarige fordeler vi oppnår, sier han.

– Nå er prosesser som fakturatolkning og -validering, fakturagodkjenning, kontering, periodisering og bokføring noe som SEMINE i stor grad håndterer for konsernselskapene på en veldig god og treffsikker måte. Vi har frigitt masse tid, ikke minst fordi SEMINE kan lese alle fakturalinjer, og komme med forslag til kontering basert på historisk læring eller regelsett, sier Aaserød.

– I august, i underkant av 2 år etter implementeringen, gikk henholdsvis 97, 90 og 95 prosent av fakturaene fra tre av selskapets største leverandører automatisk ut på godkjenning uten at økonomiavdelingen behøvde å løfte en finger.

 

Flere fordeler

SEMINE bidrar også med mer enn enklere fakturaflyt. Løsningen benytter kunstig intelligens (AI) og datafangst på en slik måte, at den også klarer å hente ut mye mer informasjon av hver enkelt faktura enn de andre systemene på markedet. Fra de nevnte 32 000 fakturaene hentet faktisk systemet ut mer enn 191 000 varelinjer og til sammen nær 1,27 millioner datapunkter!

– Vi har frigitt masse tid, SEMINE kan lese alle fakturalinjer, og komme med forslag til kontering basert på historisk læring eller regelsett.

Skolt-konsernet setter stor pris på at denne datainnsamlingen som har gitt dem et datagrunnlag som de blant annet bruker til å følge opp og hjelpe selskapets prosjektledere i sitt arbeid:

– Systemet henter ut hode- og varelinjedata fra fakturaene, og dette henter økonomiavdelingen eller våre prosjektledere enkelt ut for å følge opp hvilke artikler som er kjøpt til hvilken pris. Én sak er at dette gjør viderefakturering mye enklere, noe annet er at det hjelper oss til å vite om vi for eksempel bør prøve å fremforhandle bedre avtaler hos leverandørene, forteller Aaserød.

Et annet kjærkomment bidrag til analysearbeidet, er at SEMINE lett kan kobles opp mot analyseverktøy som ClickView, PowerBI eller andre. Det gjør det mye enklere å lage dashboard eller måle akkurat hvilke KPIer Skolt ønsker.

– Fra de nevnte 32 000 fakturaene hentet faktisk systemet ut mer enn 191 000 varelinjer og til sammen nær 1,27 millioner datapunkter!

– Alt dette høres kanskje komplisert ut, men SEMINE har vært veldig enkelt å ta i bruk. Brukerne får tilgang rett i et nettleservindu, og det er ikke mye opplæring som skal til. Samtidig kommer det stadig oppdateringer med ny funksjonalitet og andre forbedringer som styrker effektiviteten ytterligere, sier han.

Spent på fortsettelsen

Da webinaret ble spilt inn, jobbet Skolt-konsernet med å få implementert avtalematch, en ny funksjonalitet i SEMINE. Dette setter systemet i stand til automatisk å undersøke om fakturerte priser stemmer med konsernets innkjøpsavtaler. Løsningen gjør det enkelt for Skolt å laste opp informasjon om priser og tidsrammer for ulike avtaler og leverandører, enten gjennom NELFO-filer eller ved hjelp av SEMINES’ mal. Deretter vil systemet automatisk overvåke kjøp som gjøres, og varsle Skolt dersom det har oppstått prisavvik.

– Vi har jo jobbet med SEMINE i to og et halvt år nå, og har innimellom vært prøvekanin for nye «features» de vil lansere. Vi liker at Semine har store ambisjoner på hva de kan få teknologi til å gjøre for kundene sine, og det er nyttig både for oss og dem at vi kan delta i slike prosesser. Det gir oss en følelse av hvilken verdi dette kan gi, og dem et bedre grep om hvordan dette kan fungere best mulig for kundene når det lanseres, avslutter Aaserød.