KLP: Byttet til SEMINE - Sparte tid og fikk bedre fakturaprosesser

KLP ønsket et effektivt og sikkert fakturasystem som var enkelt i bruk og fungerte godt med SAP. Med SEMINE fikk de samtidig kunstig intelligens, automatisert kontering, og en mer strømlinjeformet og sikrere fakturaprosess – samt minst en kvart million i besparelser.

KLP hadde en utfordring: De hadde et kronglete fakturasystem.

Men siden KLP er Norges største pensjonsselskap, kan de ikke velge hva som helst av IT-systemer – ikke minst skybaserte løsninger.

– Som finansinstitusjon er vi underlagt strenge regler. Vi må ha kontroll og dokumentasjon på mange forhold som sikkerhet, personvern og underleverandører, forteller Olav Bye, avdelingsleder konserninnkjøp og faktura i KLP (avbildet under).

– I tillegg stilte vi selv høye krav til brukervennligheten. KLP mottar kun rundt 15.000 fakturaer årlig, men mange av våre rundt tusen ansatte må behandle fakturaer av og til.

– Siden vårt fakturateam i økonomiavdelingen ikke kan bruke mye tid til brukerstøtte, må systemet gi all nødvendig funksjonalitet og være lett i bruk, fortsetter Bye.

 

Enklere med norsk leverandør

SEMINE innfridde ikke bare kravene til sikkerhet og brukervennlighet, det var også enkelt å få plattformen til å fungere godt med SAP (mer om dette senere). Bye, som har fulgt med på Semine helt fra løsningen var i pilotmodus, kan imidlertid fortelle at også fleksibiliteten og det smidige samarbeidet bidro til at KLP landet på å bruke SEMINE.

– Vi så at Semine var på rett vei helt fra våre første møter, og de har hele veien vært mottakelig for innspill. Vi har også en god relasjon til kundekontakten vår og kundeservice. Det er nyttig dersom noe skjer, sier han.

– Det er en fordel å ha en norsk leverandør som sitter i Norge: Det blir kort vei til utvikling og problemløsning. Semine er ikke styrt av eksterne prioriteringer, sånn som man kan oppleve hos store, internasjonale leverandører, sier Bye.

– Vi bruker allerede PowerBI, og med det åpne API-et kan vi på sikt drille ned og enkelt identifisere hvor kostnadene er. Vi kan for eksempel se om én leverandør har høyere priser, hvor mye prisene fra en leverandør stiger over tid, og så videre. Vi ser at det ligger et stort potensial her, og Semine virket som den som var lengst fremme på dette området.

Stimulerende med kunder som utfordrer

– For oss i Semine er det tilfredsstillende å se at løsningen innfrir de strenge kravene som KLP og tilsvarende finansinstitusjoner er underlagt, sier Daniel Karlsen, kommersielle direktør i Semine.

– Vi har jobbet med KLP lenge nå, og de har hele veien kommet med mange konkrete innspill som har utfordret oss til å tenke nytt rundt funksjonaliteten i produktet vårt, sier han videre.

Karlsen forteller som et eksempel at KLP hadde behov for en fleksibel godkjenningsstruktur hvor det er fakturareferanse, eventuelt supplert av leverandørspesifikk læring, som bestemmer hvor fakturaer først går for å bli godkjent. Der godkjennes kostnadsbæreren som er foreslått av den kunstige intelligensen i SEMINE, og uavhengig av om dette er en avdeling eller et prosjekt, går fakturaflyten til den som har attesteringsmyndighet. Dette er nå implementert.

– I KLP har vi mange kostnader som går på tvers av enheter eller fordeles på flere. At fakturaen fordeles automatisk til riktig beslutningstaker, er et stort løft som har gitt oss fleksibilitet og vært effektiviserende, forteller Bye.

 

Viktig SAP-integrasjon

KLP bruker SAP som økonomisystem. Semine har satset mye på gode og fleksible APIer inn mot såvel små økonomisystemer som store, kompliserte ERP-løsninger, og Bye er godt fornøyd med hvordan løsningene samhandler og hvor fort det kom på plass:

– Vi har en moderne cloud-connector mellom SAP og SEMINE som fungerer veldig bra, ting flyter sømløst og oppdateringer skjer umiddelbart.

Hvis vi for eksempel gjør en endring på en leverandør i økonomisystemet eller oppfører et nytt kostnadssted, så blir det synlig i SEMINE umiddelbart, sier Bye.

Karlsen har opplevd at dette har vært viktig også for mange andre finansinstitusjoner som nå har valgt SEMINE.

– Vi har flere implementeringspartnere som kan levere gode integrasjonsløsninger i slike caser nå, og ser at dette er veldig viktig for mange kunder som etterspør løsninger med den typen funksjonalitet Semine kan tilby, sier Karlsen.

– For SAP-prosjekter, blant annet hos KLP, har Sopra Steria vært en fremragende integrasjonspartner som nå også leverer standard forvaltning på de fleste SAP integrasjoner mot SEMINE.

– Disse ligger også sertifisert på markedsplassen til SAP, og er dermed offisielle standardintegrasjoner. Dette gir trygghet og forutsigbarhet til kundene våre, sier han.

 

Automatisk kontering 

Den kunstige intelligensen som SEMINE kan tilføre fakturaprosessen, er høyt verdsatt blant mange Semine-kunder som ønsker en høyere grad av automasjon – til og med fullautomasjon – i fakturaprosessen. Bye forteller at KLP foreløpig har oppnådd høy grad av automatisering, selv om de ikke har utnyttet alle mulighetene i systemet.

I dag bruker de løsningen kun til å foreslå kontering og distribuere faktura, siden de ønsker å gi fakturagodkjennerne mulighet til å supplere med en beskrivelse av hva fakturaen gjelder.

– Vi har konservativt estimert en besparelse på 250 000 kroner i året, men udokumenterte, indirekte besparelser er høyere. I dag skjer i underkant av 70% av konteringen automatisk, sier Bye.

Fullautomatisering er ikke planlagt pr. i dag, men Bye sier det er godt å vite at muligheten er til stede dersom de etter hvert ønsker dette for utvalgte leverandører eller spesielle typer fakturaer. Han forteller også at prosessene og det nye systemet sparer KLP for tid og gir bedre dokumentasjon, ved at formidling og kommunikasjon mellom brukere kan skje innad i SEMINE.

– Det har hendt at vi får henvendelser fra brukere som lurer på hvorfor «godkjenn»-knappen ikke virker, og årsaken viser seg å være at de ikke har valgt kostnadsstedet sitt på en linje. Dette kan skje i tilfeller der den kunstige intelligensen ikke med tilstrekkelig sannsynlighet har kunnet forutsi konteringen, og brukeren aktivt må velge blant konteringsvalgene som Semine legger frem. At noen brukere er blitt så godt vant at de kan glemme sin egen avdeling, er et bevis på at SEMINE gjør jobben for dem det aller meste av tiden, avslutter Bye.