NHC Group: 100% automatisering av 70.000 inngående fakturaer er målet

Effektive regnskapstjenester basert på teknologi fra Semine gjør at NHC Group kan levere bedre helse- og omsorgstjenester til sine kunder.

Foto: NHC Group

NHC Group består av selskapene Hero, Aberia, Kidsa barnehager og Norlandia, som leverer helse- og omsorgstjenester på vegne av det offentlige. Med dette følger et stort ansvar for å forvalte og disponere de offentlige midlene slik at de tilfaller brukerne i størst mulig grad. 

Konsernet hadde, i likhet med andre store virksomheter, et eksternt regnskapsbyrå, men ønsket å effektivisere regnskapstjenestene ytterligere. Løsningen ble å etablere NHC Services i 2016, som et internt regnskapsbyrå. I dag leverer NHC services regnskapstjenester til alle de norske selskapene i gruppen, totalt 54 selskaper.

– Et internt regnskapsbyrå gjør det mulig å komme svært tett på virksomhetene i konsernet, og være gode rådgivere for egne selskaper og brukerne av tjenestene vi leverer, sier Elisabeth Dragseth, leder for Shared Services Finance Norway i NHC Services. 

Da NHC opprettet NHC Services var kravet fra eierne at regnskapsføringen skulle gå raskt og effektivt, til lavest mulig kostnad. Dragseth sier at målet hele veien har vært å bruke minst mulig tid på tradisjonelle regnskapsoppgaver som å føre og kontere fakturaer og bilag. Tiden skal i stedet brukes på kontroll og analyse av tallene. For å effektivisere regnskapstjenesten har NHC tenkt nytt og tatt i bruk ny teknologi.

Understøtter driften i NHC-konsernet

– Jo mindre regnskapskontoret i NHC koster, jo mer av de offentlige midlene går til brukerne av våre tjenester, fortsetter Dragseth. 

– Vi skal understøtte driften i konsernet og være effektive. Prosessene hos regnskap skal bidra til at en daglig leder i en barnehage kan bruke minst mulig tid på å samle bilag og heller bruke tid på barna i barnehagen, sier Dragseth.

Da NHC Services ble etablert, håndterte man titusenvis av inngående fakturaer årlig manuelt. NHC Services ville redusere tiden som ble brukt på hver faktura og startet jakten på et regnskapssystem med en mer effektiv fakturahåndtering og stor grad av automatisering av prosesser.

– Regnskapsførerne brukte altfor mye tid på manuell bokføring, noe som ga mindre tid til controller-oppgaver og analyse. Skal man bruke mindre tid på den inngående fakturaflyten, er man avhengig av at systemene gjør jobben for deg, sier Dragseth. 

Hun forteller at NHC Services litt tilfeldig kom i kontakt med Semine og startet i det små for halvannet år siden, med å teste ut løsningen for inngående fakturaer. SEMINE er et system som bruker kunstig intelligens og som er langt fremme når det kommer til automatisering av fakturaflyt og effektivisering av regnskapsprosesser. 

Automatiserer 70.000 fakturaer i året

– Bruk av kunstig intelligens i regnskapssystemer er fremtiden, men det er viktig at regnskapsfører skjønner hvordan systemet skal brukes korrekt og ikke stoler blindt på teknologien. Vi visste at systemet ikke ville være perfekt fra dag én. Vi har hele veien vært aktive samarbeidspartnere og bidratt til utviklingen av løsningen, sier Dragseth.

Hun forteller at før brukte NHC Services mye tid på hver enkelt faktura. Det meste av tiden gikk med til å legge på avdeling, konto og sende fakturaen videre. 

– Vi klarte å prekontere leverandør, KID-nummer, beløp og så videre på de fleste fakturaene som kom som EHF, men en PDF-faktura var alltid blank. I dag håndterer SEMINE dette. I tillegg brukte vi tid på å fordele kostnadene mellom avdelinger, samt å periodisere fakturaer som gjaldt flere perioder. Dette er i utgangspunktet enkle, repetitive regnskapsoppgaver som et system bør gjøre, ikke mennesker. Og i dag håndterer SEMINE også dette, sier Dragseth.

– Semine-plattformen fungerte så godt at våren 2020 ble det bestemt at SEMINE skulle håndtere alle de cirka 70.000 inngående fakturaene som årlig kommer til de 54 NHC-selskapene. 

– Etter fire måneder i produksjon er det en nedgang i tidsbruk på inngående fakturaer, og vi har satt på autopostering på noen leverandører. Vi jobber i disse dager med bedre merking av inngående fakturaer og har som mål at 95 prosent av alle fakturaer er EHF. Dette vil bedre flyten i SEMINE ytterligere, sier Dragseth.

Målet er 100% automatisering

– Flyten i SEMINE fungerer godt og her er vi snart i mål. Neste skritt er automatisk bokføring av alle fakturaer (autopostering). Målet er 100% automatisering, men for å komme dit er vi avhengig av at leverandørene også spiller på lag med oss. Målet er at alle fakturaer skal sendes rett på flyt. Hvis fakturaen blir godkjent, så blir den automatisk bokført. Regnskapsføreren har dermed ikke vært en del av prosessen. 

Semine jobber også med en dashboard-løsning hvor vi kan gjøre diverse analyser. Når denne løsningen kommer, vil den bidra til ytterligere effektivisering, sier Dragseth. 

Automatiseringen er positivt mottatt av de ansatte rundt om i NHC-selskapene. 

– Vi har frigjort tid som gjør at vi kan ta opp telefonen og snakke med en daglig leder i en barnehage og hjelpe til slik at han eller hun raskere kan gå ut igjen og bruke tid med barna. Det er bare ett eksempel på hva vi har oppnådd, sier Dragseth.

NHC Services blir målt på effektivitet; hvor raskt regnskapstjenesten greier å levere tall med kvalitet. 

– Målet er å levere “resultater live” til konsernet og det tror vi er fullt mulig med løsninger som SEMINE. Fakturavolumet har økt, men vi håndterer dette i dag uten flere årsverk. Det er et bevis på at vi er blitt mer effektive, sier Dragseth.

Vinn-vinn for kunde og system 

NHC var en av Semines første store kunder. Det har vært en vinn-vinn-situasjon for begge selskapene. 

– Som nystartet selskap var vi avhengig av å få feedback fra våre kunder. NHC ga oss inspirasjon og var villige til å gi oss tid og satse på oss som selskap. NHC har ønsket å ha et innovativt samarbeid. Det har gitt begge parter viktig læring og en løsning som i dag gir NHC store gevinster, sier Daniel Karlsen, CCO i Semine.

– Vi har jobbet tett med Semine siden vi implementerte systemet og kommer stadig med innspill som blir nøye vurdert hos leverandøren. Mange av innspillene har utviklet systemet videre. Etter bare få måneder i bruk leverte SEMINE langt mer effektivt enn det vår gamle løsning gjorde. Og utviklingen siden starten for halvannet år siden har vært stor, sier Dragseth og fortsetter:

– At vi har vært kunde så lenge, gjør at vi føler vi er med på å utvikle systemet. Support-teamet hos Semine er åpne for innspill og spiller på lag med oss. Systemet er ikke perfekt i dag, men det gjør det også spennende. Systemet utvikler seg fra måned til måned. Vi er med og bidrar til utviklingen. 

– Vi har hele veien vært aktive samarbeidspartnere og bidratt til utviklingen av løsningen.

Hun ser at det fortsatt er store muligheter med SEMINE og mener løsningen er på et helt annet nivå enn konkurrentenes.

– Erfaringen med å ta i bruk ny teknologi er at alt er mulig. Særlig med en partner som Semine, som er villig til å sette av tid, lytte og lære hvordan vi driver vår virksomhet. Fremover vil vi fokusere på å forbedre løsningen ytterligere sammen med Semine, sier Dragseth.

 

Fremtidens regnskapsbyrå

Dragseth sier NHC Services med SEMINE kan gi en vel så god regnskapstjeneste som eksterne.

– Tjenester levert av eksterne er basert på standarder og faste filformater. I praksis betaler man for en systemkostnad med påslag. Vi har nå en egen løsning og våre ansatte får frigjort tid til å hjelpe NHC-ansatte som til daglig leverer viktige samfunnstjenester. Som et internt regnskapskontor er vi sterke i troen på at vi forstår virksomheten vår bedre enn eksterne. Derfor bidrar vi bedre til at våre kolleger i barnehagene, på pasienthotellene og sykehjemmene kan fokusere på å bruke sin tid på brukerne av NHC-tjenestene, sier Dragseth og legger til:  

– Jeg har troen på at NHC fortsatt har et internt regnskapskontor om 5-10 år fordi vi leverer tjenestene effektivt og med høy kvalitet, men skal vi få til det må vi tenke nytt og ta i bruk ny teknologi. Den gode, gammeldagse regnskapsføreren er på vei ut. Det er færre og færre som jobber med det tradisjonelle regnskapsfaget. Skal NHC Services få de beste innenfor faget, så må vi være en attraktiv arbeidsplass. Her vil bruk av ny og moderne teknologi som det Semine representerer være avgjørende.