Recover: 160 000 fakturaer årlig: Slik kvittet de seg med etterslepet

Recover er spesialister på å rydde opp etter brann-, vann- og miljøskader. Nå har de også ryddet litt i økonomiavdelingen: Med SEMINE blir 93 % av alle inngående fakturaer bokført automatisk og korrekt i regnskapet, mens fire ansatte er frigjort til andre oppgaver.

Prosjektorganisasjoner kan være svært krevende å administrere effektivt.

Det vet Recover AS. Selskapet er spesialister på opprydding og gjenoppbygging etter brann-, vann- og miljøskader, og har siden starten i 1975 vokst seg til Nordens ledende aktør innen skadebegrensning. I et normalår håndterer de 35-40 000 oppdrag og omsetter for over halvannen milliard kroner.

– Vi jobber typisk med bolighus, leiligheter eller andre bygg som har blitt skadet av flom, brann eller annet, og da er oppgaven vår å hjelpe folk og beboere tilbake til en normalsituasjon så fort som mulig. Til det har vi 1 200 snekkere, malere, rørleggere, elektrikere og andre håndverkere som jobber for oss over hele Norge, forteller Fredrik Minsås, Økonomisjef i Recover AS.

Problemet med manuelle prosesser

– Tidligere gjorde vi alt manuelt: Vi førte på kontering og prosjektnummer for hånd, og sendte det manuelt ut til godkjenning. Det var veldig tidskrevende og svært utsatt for feil.

En ekstra utfordring er dessuten at fakturaene ikke kommer inn jevnt fordelt – flere av dem kommer gjerne sent i måneden, slik at hvis du får 15 000 fakturaer gjennom en måned, kan du fort få 10 000 av dem bare den siste uka, sier Minsås.

Recover, som håndterer rundt 160 000 inngående fakturaer hvert år, måtte tidligere ha seks personer som nesten utelukkende jobbet med å ta imot, kontere og sende fakturaene ut til godkjenning til rett sted og person. Likevel ble økonomiavdelingen konstant sittende med en veldig stor backlog av ting som ikke hadde kommet seg igjennom systemet. Det skapte mange utfordringer.

– Alt Recover kjøper inn fra våre 4-5 000 aktive underleverandører, går jo inn i prosjekter som vi skal fakturere ut igjen. Og før vi har full oversikt over alle kostnadene på et prosjekt, får vi ikke fakturert det ut. Det førte til forsinkelser i oppgjør til leverandørene, og ikke sjelden fikk vi da rentenotaer og purringer, som skapte enda mer arbeid, sier han.

Kunstig intelligens som løsning

Svaret fra Minsås og økonomiavdelingen ble å implementere SEMINE, og de fikk fort resultater.

– Vi fikk frigjort en god del tid, og bestemte oss for å bruke deler av den til å ta tak i to forhold som ville gjøre det lettere for SEMINE å spare oss for enda mer tid: Det ene var å få underleverandørene til å fakturere oss på EHF, og det andre var å få dem til å påføre prosjektnummeret på hver eneste faktura. Det forutsatte naturligvis at alle leverandørene visste hva prosjektnummeret var, så her måtte vi også jobbe med våre egne folk, sier Minsås.

Å få leverandørene til å merke fakturaene med prosjektnummer krever opplæring både av ansatte som bestiller varer og tjenester, og av leverandørene. Dette er en kontinuerlig prosess. 

Et annet grep var å få de ansatte til å bruke de leverandørene selskapet allerede hadde. Minsås forteller at Recover gjerne får rundt 1 500 nye leverandører gjennom et år, selv om han nok helst skulle sett at det tallet var lavere:

– Det krever ofte ny læring for systemet å få inn en ny leverandør. Det kan hende at du kjøper det samme, og at SEMINE kan kjenne det igjen av seg selv, men onboarding av nye leverandører er alltid litt tungt, sier han.

Mye bedre prosesser

Grepene har skapt vei i vellinga. Nå er prosjektnummer påført så godt som alle fakturaer, og 90-93 prosent av dem kommer på EHF. Det aller meste av dette går automatisk inn i SEMINE og rett ut på flyt til riktig godkjenner, med en mye bedre prosess:

– De som skal godkjenne slipper nå å bruke tid på «hva slags momskode er det her», eller «hvilket prosjektnummer var dette», eller «skal jeg bruke konto ditt eller datt»? Det skal de aldri behøve å tenke på, det legges automatisk inn av løsningen.

De skal bare si ja eller nei, sier Minsås, som også berømmer SEMINEs gode mobilapp for å ha gjort jobben enklere.

– I hvert fall for oss, som har folk som jobber ute, og sjelden er på kontoret, er den kjempefin. Du som skal godkjenne går bare inn og klikker «OK» rett fra mobilen. Du kan naturligvis dykke dypere ned i en faktura i appen og se på både kontering og moms, men de fleste trenger ikke det, sier han.

Fordeler for hele bedriften

Omleggingene har ikke bare gitt de ansatte en enklere og mindre frustrerende tilværelse, det har også gitt store fordeler både for økonomiavdelingen og selskapet som sådan:

– Bedre oversikt på fakturaene har gitt selskapet bedre kontroll på likviditeten, og i tillegg har vi nå sjelden purringer eller inkassokrav. Vi er nede på bare to personer som er mer eller mindre dedikert til fakturahåndtering, men likevel har vi aldri backlog lenger.

Mye av denne reduksjonen kommer fra SEMINEs bruk av kunstig intelligens. Etter at den fikk tid til å trene seg opp, overlot økonomiavdelingen til SEMINE å automatisk foreslå konteringen på fakturaene som blir sendt ut på godkjenning.

– Dette har gjort at 93 % av fakturaene aldri går tilbake til regnskapsavdelingen, men rett inn i regnskapet til betaling.

– Vi fant ut etter hvert at vi faktisk måtte tørre å ta i bruk teknologien – bare la systemet jobbe med å sette på konto, prosjekt, avdeling og hva det måtte være. Og når to personer har sagt «OK» til fakturaen ute i drift, slipper vi den inn i regnskapet. Det var den største frykten: Skal vi slå på den funksjonaliteten? Vi sa «Søren heller, vi prøver»! Og det har jo gått kjempefint, sier Minsås.

– Vi er nede på bare to personer som er mer eller mindre dedikert til fakturahåndtering, men likevel har vi aldri backlog lenger.

Han legger til at de har lagt inn i systemet en del stopp på ting som de vet kan bli feil, samt regler som kan overstyre disse. Det betyr for eksempel at hvis en faktura mangler prosjektnummer så skal den egentlig stoppes, men dersom det er en gjentagende kostnad som går på noe til hovedkontoret, så kan den slippes gjennom likevel. Uansett er det veldig mange fakturaer regnskap nå aldri ser, men Minsås er krystallklar på én ting:

– Økonomiavdelingen må eie hele konteringen, helt fra det øyeblikket fakturaen kommer. Vi skal stole på teknologien, men vi er jevnlig inne og kontrollerer – ser på kvaliteten og gjør flere sjekker for eksempel på momsen. Det er mange ting vi nå har rom til å bruke mer tid på, avslutter han.