Nei, du har ikke en effektiv fakturahåndtering

Bedriftsledere tror at regnskapsføringen deres er effektiv. Sannheten for mer enn 99% er at dette ikke stemmer. La oss oppklare misforståelsene.

Conceptual image of business people looking at sandglass

Fakturahåndtering er den regnskapsjobben som binder opp mest tid på interne eller outsourcede regnskapsavdelinger. Det er gjerne snakk om mange tusen innkommende bilag, som hver for seg skal konteres, føres på prosjekt/avdeling, attesteres og til slutt remitteres, altså betales.

En prosess som ofte er så kompleks og involverer så mange par øyne at enkelte virksomheter forlanger fra sine leverandører å få to måneder eller mer på å gjøre opp for seg.

Farlig å tro man er gode

Paradokset er at når vi snakker med ulike virksomheter om hvordan innkommende fakturaer håndteres, så er inntrykket til mange av de øverste lederne at dette er noe de er gode på. Vi får stadig høre at de er veldig automatiserte eller at regnskapsføringen har vi digitalisert.

Problemet er at hvis man tror man er god, så har man heller ikke antennene ute for å orientere seg om det finnes muligheter for å bli veldig mye bedre.

Faktum er at håndtering av innkommende fakturaer er den prosessen hvor flest virksomheter av en viss størrelse har potensiale for å kutte betydelige kostnader.

Faktum er at håndtering av innkommende fakturaer er den prosessen hvor flest virksomheter av en viss størrelse har potensial for å kutte betydelige kostnader. Dette fordi innkommende fakturaer er noe alle har, og om virksomheten er stor så har man dem i tusentalls. Og i snitt koster det flere hundre kroner å håndtere hver eneste en av dem.

Kontrollspørsmålene

Når vi får lov til å fortsette samtalene med en administrerende direktør, en styreleder eller en CFO, så forsøker vi å drille litt ned i hva de tenker når de sier at de har automatisert eller digitalisert regnskapet. For automatisert og digitalisert, det kan jo være så mangt.

Vi kan ikke forvente at en konsernsjef har inngående kjennskap til hva som skjer på regnskapsavdelingen, men det er ikke veldig vanskelige spørsmål som må besvares for å få en viss føling med hvilken grad av automasjon det reelt sett er snakk om:

– Har du dedikerte ressurser som håndterer innkommende bilag? Hvor mange personer og hvor mange bilag?
– Kontrollerer de manuelt at bilagene er riktige?
– Bokfører de bilagene manuelt?
– Hvordan sendes bilagene til godkjenning?
– Hvordan sikrer du at bilagene konteres likt hver gang?
– Tar du imot fakturaer i andre formater enn EHF? (som PDF/papir/e-post)

Når man setter seg inn i prosessen er normalen at økonomiavdelingene bruker veldig mye av sin tid på å håndtere innkommende fakturaer. De skal sørge for riktig merking av fakturaene, manuell matching og videresending for å innhente attestasjoner, kontroll av faktura opp mot faste avtaler, ordrer, bestillinger, prosjektregnskaper og avdelingsregnskaper, blant annet.

At snittprisen blir flere hundre kroner per faktura gir mening når man ser på alt det manuelle arbeidet som ligger bak.

Her går det galt

Etter å ha snakket med flere hundre bedriftsledere er mitt inntrykk at det er mye begrepsforvirring ute og går.

  • Et regnskap uten ringpermer, der alle bilag finnes i et eller annet digitalt format, oppfattes som et digitalisert regnskap.
  • En faktura på e-post eller PDF oppfattes som en elektronisk faktura.
  • En EHF-faktura oppfattes som en enda bedre elektronisk faktura, som kan bilagsføres med færre feil.
  • Det at regnskapssystemet for eksempel automatisk overfører filer til nettbanken, eller at men har en viss automatisk styring på attesteringen gjør at man oppfatter seg selv som automatiserte.

Ekte automatisering handler om mer

Om man skal kutte kostnaden drastisk på håndteringen av innkommende fakturaer så må også prosessene se fullstendig annerledes ut. Vi har studert grundig alle manuelle oppgaver som er knyttet til å håndtere disse bilagene, og lover våre kunder at SEMINE kan levere en høy grad av automatisering både i mottak, kostnadsdistribusjon og innhenting av attestering. Vi snakker faktisk om 70%-90% prosent automatiseringsgrad. For å få til det har vi i tett samarbeid med våre pilotkunder utviklet banebrytende teknologi med kunstig intelligens (maskinlæring).

Produktet er nå modent og tilgjengelig for alle. Les for eksempel om hvordan NHC Group har ambisjoner om å automatisere 100% av sine 70.000 innkommende fakturaer. Og her kan du lese mer om hva som skiller vår teknologi fra andre leverandører.

 

Les e-boken: AI-automatisering er nøkkelen til en verdiskapende virksomhet

En utfordring for de fleste regnskapssjefer er at det brukes altfor mye tid på manuell fakturabehandling. I denne e-boken tar vi for oss hvordan automatisert regnskapsføring med kunstig intelligens kan hjelpe deg som regnskapssjef til å frigjøre mer tid til verdiskapende aktiviteter. 

Last ned e-boken her