Slik får du en mer effektiv håndtering av fakturaene

Å håndtere den innkommende fakturastrømmen er dyrt og tidkrevende. Effektivisering her kan gi store besparelser. Sales Manager i Semine, Mathias Cook, mener potensialet er større enn de fleste aner. 

 

Mathias

 

Hva koster det en bedrift å håndtere en faktura? Det er ikke et enkelt regnestykke og det er mange faktorer som spiller inn. Hver faktura skal konteres, man må sikre at prosjekt og avdeling blir ført riktig, og at faktura er i henhold til virksomhetens regler og avtaler for innkjøp.

Denne delen av jobben kan man finne den direkte kostnaden til. Men i tillegg til jobben som regnskapsavdelingen gjør med fakturaen kommer jobben med attestering hos én eller flere personer. Noen fakturaer sklir lett gjennom (noen kanskje for lett?), mens mange fakturaer kanskje krever mye jobb.

Det å attestere fakturaer er en jobb de fleste oppfatter som lite lystbetont. Det hjelper ikke at mange må logge seg inn i gamle og komplekse systemer, som de kanskje ikke gjør ofte nok til at de får dem "i fingrene" heller. Treg attestering fører til purregebyrer og atter nye fakturaer som må håndteres. Kostnader, det også.

Med tusentalls eller hundretusentalls bilag blir det åpenbart at det kan være mye å spare på å gjøre denne jobben så fort som mulig. Og skal vi tro norske myndigheter, er effektiviseringspotensialet fortsatt enormt. Jeg kommer tilbake til det.

 

Krev elektronisk fakturering

Det første du bør gjøre for å effektivisere fakturahåndteringen er å kreve av dine (norske) leverandører at de sender elektronisk faktura, som for de aller fleste betyr EHF. Dette er nøkkelen til å kunne behandle fakturaene automatisk i økonomisystemet, og du får eliminert feilkilder knyttet til tolk og validering av fakturainnhold (PDF defineres ikke som en elektronisk faktura).

Her har det offentlige gått foran. Først med krav fra staten til sine (større) leverandører om å sende elektronisk faktura siden 2012. Og fra og med 1. april 2019 er alle offentlige virksomheter pålagt å kreve fakturering ved EHF-faktura i offentlige anskaffelser som omfattes av anskaffelsesloven.

Det er fortsatt en lang vei å gå før de ikke-elektroniske fakturaene er borte. Innenfor Business to Business (B2B)/Business to Government (B2G) har markedsandelen for elektronisk faktura økt fra 10 prosent i 2015 til 42 prosent i 2019 (kilde: regjereringen.no). Fordi det offentlige går foran er det B2B som trekker ned. Andelen elektroniske faktura til B2B er anslått til bare 35-45 prosent i 2019.

– Andelen elektroniske faktura til B2B er anslått til bare 35-45%. En PDF er IKKE en elektronisk faktura!

 

Raskere å betale elektronisk faktura

Virksomheter er flinkere til å betale elektroniske fakturaer, og unngår derfor purregebyrer, ekstra fakturaer og potensielt dobbeltbetalinger.

Visma (2019) finner i sin Digital Index for 2019 at 90 prosent av alle elektroniske fakturaer betales i tide, sammenlignet med bare 72 prosent av PDF-fakturaer og bare 66 prosent av papirfakturaer. En tredjedel av papirfakturaene blir altså ikke betalt i tide.

I kartleggingen Oslo Economics har gjort for regjeringen anslår de i snitt 0,22 purringer per faktura. Inkludert purringer sendes det årlig ut om lag 167 millioner fakturaer til B2B/B2G, som fører til 136 millioner betalinger.

Fordi også behandlingen av ikke-elektroniske fakturaer i Norge i dag i all hovedsak foregår digitalt er ikke lengre tidsgevinsten knyttet til elektronisk fakturering så ekstremt høy som før. Den anslås til 3-5 minutter per ikke-elektroniske faktura for mottaker, og ett minutt for avsender. Får du 10 000 ikke-elektroniske fakturaer er uansett 30-50.000 sparte minutter, altså 500-833 timer greit å ta med seg bare ved å stille et høyst betimelig krav til leverandøren (som det offentlige allerede stiller) om at dere får elektronisk faktura.

– Du sparer 500-800 timer på å gjøre 10.000 fakturaer elektroniske

 

Bruk kunstig intelligens

Neste steg på veien til en mer effektiv regnskapsfunksjon er å automatisere mest mulig manuelt arbeid knyttet til hver faktura.

LES OGSÅ: Teknologier for automasjon

Den vanligste måten å gjøre dette på er å kjøpe ulike systemer for fakturamottak som inneholder en regelmotor. Denne gjør at dersom en faktura matcher gitte kriterier så skal den behandles på den ene eller andre måten. Det finnes en rekke ulike slike systemer, som har vært på markedet i mange år.

Ved å jobbe systematisk med å vedlikeholde regelsettet kan man automatisere bort mye manuelt arbeid. Det er imidlertid en utfordring med slike systemer at de krever manuelt og tidkrevende vedlikehold. I tillegg er det ikke mulig å sette regler på alle mulige utfall.

For å nå et enda høyere nivå av automatisering må det kunstig intelligens (AI) til. Ved hjelp av AI-teknologien maskinlæring kan man utvikle selvlærende algoritmer som tolker og foreslår, og når den blir korrigert av regnskapsfører i tillegg foreslår den kanskje riktig neste gang. Så ved å trene på forrige års fakturaer blir kommende års fakturaer riktig.

Ved å bruke maskinlæring er det faktisk mulig å automatisere mellom 80 og bortimot 100 prosent av fakturabehandlingen, slik NAF, NHC Group og Heimstaden allerede har gjort.

I tillegg til tidsgevinsten kan man få en kvalitetetsgevinst av AI-basert automatisering. En datamaskin gjør nemlig jobben likt hver gang og jobber seg gjennom hver eneste fakturalinje, mens det er både vanlig og nødvendig at mennesker tar enkelte snarveier for å komme i mål.

 

Bruk heller tiden proaktivt

Å ta bort manuelle oppgaver fra regnskapsavdelingen gjør at de blir i større stand til å være proaktive. Det kan for eksempel være lurt å bruke noe av tiden som man sparer, til å jobbe med leverandørene for å få dem over til elektronisk fakturering.

 

Vil du vite mer om automatisering med kunstig intelligens?

Last ned vår e-bok, AI-basert regnskapsføring er nøkkelen til en verdiskapende virksomhet.

 

Last ned e-boken her