Slik fungerer SEMINE i møte med regnskapsbransjen

Tredje artikkel i en serie på tre, som tar for seg mange av de spørsmålene vi ofte får i møte med norske regnskapsbyråer. I denne artikkelen svarer vi på spørsmål om hvordan SEMINE fungerer.

 

Bloggbilde 3

 

Hvem er Semine og hva er SEMINE?

Semine er et ambisiøst og innovativt selskap i rask vekst som jobber mot å revolusjonere regnskapsbransjen med kunstig intelligens (Artificial Intelligens / AI) og maskinlæring. Vår oppgave er å utvikle markedets beste AI-plattform for å automatisere regnskap og gjøre finansielle data tilgjengelig i sanntid. Semine har over 80 dedikerte ansatte, og kontorer i Oslo og Kristiansand. Selskapet er et av de hurtigst voksende selskapene i Norden. Basert på erfaringer gjort med norske kunder er teknologien i ferd med å rulles ut til kunder over hele verden. SEMINE skrevet med store bokstaver, er plattformen vår. SEMINE har et rammeverk og en automatiseringsmotor som støtter behovene til regnskapsbyrå og større virksomheter. Plattformen er selvlærende og vil raskt utføre handlinger basert på oppgaver som er løst tidligere. Oppsett er utformet så standardisert som mulig og maskinen lærer fra første faktura. SEMINE legger seg på toppen av ERP eller regnskapssystemet. Enkle integrasjoner gjør at det fungerer for alle plattformer.

 

Hvorfor er SEMINE kritisk for regnskapsbransjen nå og i fremtiden?

Nye generasjoner har nye forventninger, og vil forutsette at deres byrå leder an i den digitale omstillingen av bransjen. Byråene som skaper fremtidens driftsplattform vil oppleve at samarbeidet med kundene blir tettere, lojaliteten øker begge veier, og inntjeningen per rådgiver øker. Teknologien er bare 20 prosent av det man skal få til. Det resterende er endringsreisen og det å få med prosessene og organisasjonen til å henge med på det man håper å få til med teknologien. Selv om det implementeres ny teknologi og skybaserte systemer, vil det ikke gå raskere om man jobber på den gamle måten. Derfor er det menneskene som må overvinne egne barrierer for at byrået skal kunne ta ut potensialet.

 

Hvordan få med kundene på endringen?

Kundene vil ikke være vanskelig å be. De vil uansett snart kreve en endring i tjenestene som leveres fra regnskapsbyråene. Ledere i byrå står derfor i valget mellom å utvikle forretningen sammen med kundene, eller se at de bytter leverandører til de som er mer fremtidsrettet. Kunstig intelligens og maskinlæring kan faktisk allerede i dag automatisere store deler av fakturabehandlingen. Ikke bare gir det større effektivitet og lønnsomhet for virksomhetene, det gir dem også bedre oversikt over sitt daglig virke og fristiller regnskapsførerne fra en rekke manuelle og tidkrevende oppgaver. Kundene vil ikke i fremtiden behøve mennesker til å punche tall i regnskap. De vil være ute etter råd og oversikt over hvordan de kan bedre sine innkjøp, hvilket lønnsnivå de bør ligge på, avviksanalyser – ja, generelt hvordan de best mulig kan styre sin virksomhet. Det er det fremtidens regnskapsfører bør bruke tiden sin til. Byråene som lykkes tilbyr tjenester som gir innsikt fra sanntidsdata, som gjerne er forutsetningen i kundenes nye forretningsmodeller.

 

Hvilke fordeler gir SEMINE til regnskapsbyrået?

SEMINE er rigget for at regnskapsbyråer skal få dypere innsikt i de faktiske kostnadene på kundenivå, leverandørnivå, innenfor dimensjonsverdier, og på den enkelte linje i bilagene. Dette er verdifulle data som vi bruker for automatisering, men også for å gi byråer tilgang til faktiske kjøp av varer og tjenester. Denne dataen er i dag tilgjengelig for uttrekk slik at man kan gjøre egne analyser i egne verktøy eller bruke ulike BI-løsninger. Her vil man da få oversikt over ulike kostnadsdrivere i sanntid om ønskelig. I SEMINE er det en såkalt «accounting hub» som gjør at regnskapsførere kan jobbe på kryss av klienter i samme skjermbilde, slik mange regnskapsbyråer jobber med lønn i eget lønnssystem. Ved å kunne jobbe med flere klienter samtidig vil regnskapsførere ta på seg flere oppgaver, jobbe mer kontrollert, og dermed øke sin egen lønnsomhet og tilfredshet med arbeidsoppgavene. Det baner vei for mer abonnementsbaserte avtaler med tilgang på rådgivning kjent fra andre typer konsulentselskap, eller at byråene blir mer som teknologiselskap og selger nye typer av produkter og tjenester.

 

Hvor lang tid vil det gå for byrået merker positiv effekt fra SEMINE?

Erfaringer viser at regnskapsbyråene ser gevinster så snart teknologien skrus på. Ved oppstart leser vi inn historikk fra ditt ERP-system som vil gjøre at SEMINE vil komme med forslag til kontering allerede fra første faktura. Etter seks måneder er gjerne 70 til 90 prosent av faktureringsprosessen automatisert frem til bilagene ligger ferdige til betaling i ERP-systemet. Tiden avhenger av hvor store datasett plattformen får trene seg på, og graden av engasjement hos byrået. Over tid vil det skape innsikt på tvers av byråets kunder fordi plattformen lærer av transaksjoner på tvers av de unike kundedomenene.

 

Hvordan hjelper Semine oss med teknisk innføring?

SEMINE er strukturert slik at byrået skal ta fullt eierskap til plattformen. Derfor har vi i Semine stort fokus på å bruke tiden som behøves sammen med byrået i starten, og drive med god opplæring slik at byrået enkelt kan rulle ut på flere kunder og gjøre opplæring av nye brukere selv. I første utrullingsfase setter vi av ressurser som vil følge byrået hele veien til de første kundene er live. Deretter vil vi følge opp for å sikre at byrået er trygge i løsningen før den ruller videre ut på flere kunder. Innføringen av SEMINE er ikke et stort IT-prosjekt. Teknologien legger seg på toppen av ERP og regnskapssystemet, og integrasjonen gjøres på en enkel måte av Semines tekniske ressurser.

 

Hvordan er Semines prosess for innføring hos byrået?

Selve innføringen er lik uansett kunde. Det som er annerledes med regnskapsbyråene er at vi investerer mer tid i oppstarten. Dette er fordi plattformen gjerne skal håndtere større datamengder fra mange ulike kunder med ulike behov og mange ulike ERP-system, og fordi det er flere mennesker som skal sikres god opplæring. Vår prosjektleder følger kundene gjennom fem faser:

  • Oppstart
  • Synkronisering av data mellom ERP og SEMINE
  • Oppsett av SEMINE – med arbeidsflyt og automatisering
  • Trening av en AI-modellbasert på selskapsdata
  • Opplæring og «go-live»

I prosessene er det viktig å sikre at dagens arbeidsflyt samsvar med teknologien, og at arbeidsflyten i byrået utfordres på en konstruktiv måte. Selve treningen av AI-modellen gjøres med historiske posteringer fra hovedbok og transaksjonsoversikter. Hele innføringsprosessen er gjerne unnagjort på få uker, og det går raskest i de tilfellene der grunndataene er gode.

 

Hvordan hjelper Semine oss med opplæring?

Den siste delen av innføringen er kanskje den viktigste: Opplæringen av sluttbrukere og superbrukere. Når byrået går live gjennomfører vi noen sesjoner med brukerne for å sikre at de er trygge på den nye måten å jobbe på. I tillegg får dere tilgang til grundig dokumentasjon, support og oppfølging når dere er i produksjon. Superbrukerne behøver ikke mer opplæring enn den vi deler i to sesjoner på to timer. Basert på dette får de all kunnskapen og ferdighetene som behøves for å lære opp kolleger og kunder – som gjerne klarer seg med en kort gjennomgang. Erfaringsmessig er vi ferdig med all opplæring på under to uker.

 

Er SEMINE unik?

Det finnes mange løsninger som løser de samme funksjonene på en god måte. Det som skiller SEMINE fra andre er at den fungerer på kryss og tvers av ERP-systemer, mens konkurrentene gjerne er skreddersydd enkeltstående økonomisystemer. Dermed er SEMINE særlig egnet regnskapsbyrå som fremover slipper å måtte logge seg inn i mange ulike system for å føre bilag, siden alt kommer opp i SEMINEs grensesnitt. Det gir en bedre arbeidshverdag og en stor effektiviseringsgevinst i byrået. At det er en skytjeneste som er tilgjengelig uansett tid, sted og enhet, og enkelheten i å komme i gang er også viktige faktorer som taler til SEMINEs fordel.

 

Hvordan lærer SEMINE?

SEMINE lærer kontinuerlig av «input» som regnskapsfører gir til plattformen. Dette er grunnlaget for automatisering. Enkelt forklart kan man si det handler om kompetanseoverføring fra regnskapsfører til SEMINE der algoritmene plukker opp logikk tilknyttet bilagsføring, lærer, og blir bedre og bedre for hver gang. Samhandlingen mellom menneske og SEMINE gjør sitt til at læringen blir god og prosessen blir automatisert.

 

Hva lærer SEMINE av?

SEMINE bruker alle datapunktene i et bilag for læring. Dette er kritisk da hvert enkelt bilag inneholder mye informasjon som teknologien trenger for å bli god. Ustrukturert data konverteres til strukturert data og linjedybden muliggjør automatikk på detaljnivå. Det betyr at SEMINE læres opp til å forstå hvordan hver enkelt kostnad skal konteres, håndteres og deretter automatiseres. I SEMINE kan man få oversikt over de faktiske kostnadene. Det betyr at man kan hente ut linjedata og gjøre analyser helt ned på linjenivå. Med SEMINE vil man flytte fokus vekk fra de manuelle og repetitive oppgave, og heller fokusere på data som plattformen har prosessert. Bedre oversikt og innsikt i faktiske kostnader (linjedata) vil gi raskere tilgang til forretningskritisk informasjon noe som igjen vil føre til et bedre beslutningsgrunnlag. Dette gjør sitt til at regnskapsfunksjonen vil bli en enda større og viktigere strategisk del av virksomheten.

 

Hvordan kobles SEMINE på regnskapssystemet?

Våre tekniske ressurser er med fra starten og sikrer at dere får riktig opplæring og at systemene kobles sammen. Vi hjelper dere koble på kunder slik at dere kan teste på noen kunder, gradvis bli «selvkjørende» og får opplevd mestring slik at dere kan trygt skalere i den takten dere ønsker.

 

Må vi ha en egen IT-ressurs for å komme igang?

Nei. Våre tekniske ressurser hjelper dere i gang og bruker tilkoblinger som er allerede satt opp mot de ulike ERP og regnskapssystemene. Dere behøver heller ikke tekniske ressurser i forvaltningen fordi systemet ligger klart i skyen. Alt som behøves for å sette plattformen i produksjon er data fra kunder (kontoplan, leverandørregister, mva, etc.). Når dette er satt opp er jobben med automatiseringen allerede i gang.

 

Håndterer SEMINE alle typer bilag?

Ja. Vi har eget aksesspunkt for EHF. PDF og scannet papir konverteres til et strukturert EHF-format for å sikre at maskinlæringen i SEMINE blir god. Strukturerte data er en forutsetning for at maskinlæringen skal fungere, og vi bruker kunstig intelligens i konverteringen for å sikre at datakvaliteten blir god nok.

 

Hva koster det å prosessere bilag med SEMINE?

Dette er et litt sammensatt spørsmål som det er litt vanskelig å sette to streker under svaret på. Sammen med kunder har vi regnet ut at bilag kan koste opptil 125 kroner å prosessere med tradisjonelle løsninger. Med SEMINE har vi fått kostnaden i snitt ned til 20-30 kroner. Når SEMINE har fått tid til å lære seg (sammen med regnskapsfører) hvordan de ulike fakturaene skal håndteres, tar det et sekund fra bilaget kommer inn til alle konteringsstrengene er ferdig fylt ut. En typisk kunde har gjerne 70-90 prosent av alle prosesser som er gjentagende, og automatiseringsgraden er gjerne lik etter de første 3-6 månedene med SEMINE i bruk.

 

Vil du vite mer?

Book en uforpliktende demo av SEMINE.


Book en demo her

 

 

Les også: 

Innovasjonsgraden i regnskapsbransjen øker raskt